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"Harte Formatierung" vermeiden

"Aber Word verleitet ja auch zum Pfuschen" – diese oder ähnliche Aussagen hört man des Öfteren. Dies ist so allerdings nicht ganz richtig, denn mit einfachen Einstellungen kann der Anwender an die Einhaltung von Formatierungen gebunden werden.

Schnell ist ein Absatz oder Wort markiert, eine Schriftart und -größe gewählt und dann noch die Fett-Taste gedrückt – und schon sieht das so aus, wie man sich das vorgestellt hat.

Diese "harte Formatierung" ist aber genau das, was wir bei der Erstellung von strukturierten Inhalten für die Technische Dokumentation vermieden wissen möchten. Dazu definiert ja auch der Redaktionsleitfaden oder ein StyleGuide die einzuhaltenden Formatierungen.

In Word werden diese Formatierungen in den Formatvorlagen definiert – nur was ist, wenn diese nicht konsequent genutzt werden oder plötzlich Formatvorlagen im Dokument auftauchen, die vorher nicht da waren, weil Texte aus anderen Dokumenten inkl. Formatierung ins Dokument hineinkopiert wurden?

Word stellt eine Funktion zur Verfügung, mit der es möglich ist, den Anwender auf "freigegebene" Formatvorlagen einzuschränken und dadurch auch "harte Formatierung" vollständig zu unterbinden.

Sinnvollerweise nimmt man diese Einstellung in der Dokumentenvorlage (dotx-/dotm-Datei) vor. Dadurch überträgt sich die Einstellung auf sämtliche neuen auf der Dokumentenvorlage basierende Dokumente.

  • Wählen Sie im Menüband Überprüfen die Funktion Bearbeitung einschränken.
  • Setzen Sie den Haken bei Formatierung auf eine Auswahl von Formatvorlagen einschränken.
  • Klicken Sie auf Einstellungen
  • Wählen Sie im Dialog Formatierungseinschränkungen die Formatvorlagen aus, die verwendet werden dürfen.

Hinweis: Die Formatvorlage Standard bleibt aktiv. Formatierungen, die aus einem anderen Dokument in das eingeschränkte Dokument kopiert werden, werden auf die Formatvorlage Standard gesetzt.