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Funktionen, Handhabungen und Einstellungen

Nachfolgend finden Sie eine Auflistung von Wordfunktionen, Handhabungen und Einstellungen, die nach unserer Empfehlung bei der Erstellung von Technischen Dokumentationen beachtet werden sollten. Dies betrifft nicht nur den Umgang in Verbindung mit dem Redaktionssystem docuglobe, sondern auch ganz allgemein die Verwendung von Word für umfangreiche, strukturierte Dokumente.

Harte Formatierung von Inhalten

Durch harte Formatierung (Markieren eines Inhalts und Zuweisen einer Eigenschaft, z. B. Text fett) ist ein späterer Layoutwechsel durch Zuweisen einer anderen Dokumentenvorlage nicht möglich. Verwenden Sie zur Formatierung von Inhalten ausschließlich Formatvorlagen.

Verwendung der Formatvorlage "Standard"

Wenn ein Dokument geöffnet wird, auf die verknüpfte Dokumentenvorlage aber nicht zugegriffen werden kann (z. B. durch eine andere Laufwerksumgebung), wird die normal.dotx herangezogen. In dieser kann die Formatvorlage Standard anders definiert sein. Dies führt dann zu einer unerwünschten Darstellung.

Definition von Formatvorlagen basieren auf "Standard".

Bei der Definition (Anlage) von Formatvorlagen solle man bei der Auswahl "basiert auf" eine hierarchisch übergeordnete oder die Option "keine Formatvorlage" wählen. Ist hier die Formatvorlage "Standard" ausgewählt, kann dies, wie oben beschrieben, zu einer unerwünschten Darstellung kommen.

Aufzählungen mit Aufzählungszeichen

Grundsätzlich spricht nichts gegen die Verwendung der Aufzählungsfunktion. Um aber für die Erstellung von Onlinehilfen oder HTML-Seiten kompatibel zu sein, empfehlen wir die Verwendung von Formatvorlagen mit Definition entsprechender Tabstopps und hängender Einzüge ohne Aufzählungsfunktion. Die Aufzählungszeichen können dann, als ASCII-Zeichen als Schnellbausteine angelegt, per Klick eingefügt werden.

Automatische Nummerierung

Verwenden Sie möglichst keine automatische Nummerierung. Eine stabile und damit sichere Funktion ist die Nutzung von Sequenzfeldern, die Sie dann ganz einfach per Schnellbaustein einfügen können.

Abschnittswechsel

Verwenden Sie so wenig Abschnittswechsel wie möglich. Mit einem Abschnittswechsel werden die jeweiligen Seiteneinstellungen eines Abschnitts gespeichert. Dadurch entstehen beim Kopieren von Inhalten Layoutfehler.

Abschnittswechsel in docuglobe-Modulen

Verwenden Sie keine Abschnittswechsel in docuglobe-Modulen. Mit einem Abschnittswechsel werden die Seiteneinstellungen gespeichert und dann beim Generieren eines Dokuments in das Dokument übertragen. Dadurch entstehen Layoutfehler.

Abschnittswechsel nach Tabellen

Achten Sie darauf, dass sich zwischen einer Tabelle und einem Abschnittswechsel eine leere Absatzmarke befindet, ansonsten "verschwindet" der Abschnittswechsel hinter der Tabelle und ist ohne weiteres nicht erkennbar.

Absolute Größenangaben bei Tabellen

Damit sich Tabellen beim Kopieren an unterschiedliche Seitenformate dynamisch anpassen, empfehlen wir die Angabe von Größen in Prozent.

Tabellenformate

Tabellenformate können zu Problemen mit falscher Formatzuweisung bei großen Dokumenten führen. Wir empfehlen daher die grundsätzlichen Layouts von Tabellen in Schnellbausteinen anzulegen und dann per Klick in Ihr Dokument einzufügen.

Kopf- oder Fußzeilen in docuglobe-Modulen

Module sollten keine Kopf- oder Fußzeilen enthalten, da diese in den Dokumentenvorlagen für die Publikationslayouts enthalten sind.

Tabellen in Kopf- oder Fußzeilen

Bei umfangreichen Dokumenten mit einer größeren Seitenzahl (> 100 Seiten) führen Tabellen in Kopfzeilen oder Fußzeilen dazu, dass das Dokument "langsam wird", da die Berechnung der Seitenumbrüche deutlich mehr Zeit benötigt.

AutoKorrektur und AutoFormat

Wir empfehlen grundsätzlich sämtliche AutoKorrektur- und AutoFormat-Optionen zu deaktivieren. Nur so bestimmen Sie, was wie aussehen soll. Sie befinden sich unter "Datei - Optionen - Dokumentenprüfung - AutoKorrektur-Optionen" und hier unter den Reitern AutoKorrektur und AutoFormat während der Eingabe.

Formatierung mitverfolgen

Diese Option sollte deaktiviert werden. Sie befindet sich unter "Datei - Optionen - Erweitert - Bearbeitungsoptionen".
Word übernimmt automatisch "Hartformatierungen" in den Formatvorlagenkatalog. Dieser Sachverhalt kann schnell zu Unübersichtlichkeit im Formatvorlagenkatalog führen und eine durchgehende Formatierung der Texte wäre nicht mehr gewährleistet.

Speicherung im Hintergrund

Diese Option sollte deaktiviert werden. Sie befindet sich unter "Datei - Optionen - Erweitert - Speichern". Ist die Option aktiv kann dies zu Problemen bei der Datenübergabe zu docuglobe führen.

Links beim Speichern aktualisieren

Diese Option sollte deaktiviert werden. Sie befindet sich unter "Datei - Optionen - Erweitert - Allgemein - Weboptionen - Reiter-Datei". Word wandelt sonst absolute Pfade in relative Pfade um; aus C:\Eigene Dateien\test.jpg wird ..\\Eigene Dateien\test.jpg.

Manueller Zeilenumbruch ("weiches Return")

Der manuelle Zeilenumbruch, auch bekannt als "weiches Return" dient häufig dazu, Sätze an gewünschter Stelle umzubrechen. Im Translation Memory Systemen (z. B. SDL-Trados oder Across) werden diese Umbrüche jedoch als "Segmentende" interpretiert und somit wird ein Satz mit einem Umbruch nicht als zusammenhängendes Übersetzungssegment erkannt.

Textfelder

Häufig verwendet man Textfelder um z. B. bei Grafiken bestimmte Positionen zu Dokumentieren. Textfelder führen jedoch in Verbindung mit dem Übersetzungsprozess (Translation Memory Systeme) immer wieder zu Problemen bzw. zum Bedarf des manuellen Eingriffs. Soweit möglich, sollte man Grafiken mit Zahlen positionieren, um diese dann in einer Legende als Text zu beschreiben.